¿Cómo el efecto bola de nieve influye en mi negocio?

Así, una pequeña desviación al inicio puede generar una gran pérdida al final de la fase de inversión. La evidencia internacional muestra que una vez que un proyecto de inversión alcanza un 15% de avance, la eficiencia de costos casi siempre se mantiene o empeora. La única manera de evitar o mitigar este efecto es realizando un seguimiento preciso desde el inicio basado en estándares internacionales, y anticipándose tomando medidas correctivas oportunas.

Toma el control de tus proyectos y comienza a gestionar de manera oportuna cada proceso para evitar perder información relevante que te permitirá garantizar el éxito de cada uno de tus proyectos.

Debido a que los cambios de alcance pueden generar impactos en los costos, plazos, y entregables, y aumentar considerablemente el riesgo de un proyecto, estos deben ser gestionados adecuadamente por el gerente o director del proyecto. Mientras más cerca de la puesta en marcha, dichos impactos serán mayores, según se muestra en el siguiente esquema:

Para una adecuada gestión de alcance, es fundamental establecer un proceso de control de cambio. A continuación, se presenta una propuesta práctica y ágil de 5 pasos:

• 1.Requerimiento: el interesado entrega info relevante sobre la naturaleza del cambio (justificación, descripción y beneficios). Debe llenarse un formulario tipo e ingresarse en un registro con todas las demás solicitudes y su status (pendiente, aprobado, rechazado y postergado).

• 2.Revisión: se revisa el cambio para determinar sus impactos de alto nivel en los resultados y beneficios. Puede solicitarse clarificación antes de decidir realizar un análisis detallado. La propuesta puede ser rechazada sin mayor evaluación, en cuyo caso se registran las razones y se informa a las partes interesadas.

• 3.Análisis: se analiza y estima detalladamente el impacto en beneficios, entregables, aspectos regulatorios/legales, costos, plazos, recursos extras, otros proyectos/negocios y el gerente del proyecto entrega la recomendación de aprobar, rechazar, postergar o solicitar más información.

• 4.Decisión: involucra la revisión de la solicitud de cambio por una autoridad aprobada (Comité, Directorio, Cliente) quien considera toda la info provista por el gerente. La decisión es comunicada al equipo y partes interesadas según lo establecido en el plan de comunicaciones del proyecto.

• 5.Implementación: Se actualiza el plan o línea base (programas, presupuestos), así como las especificaciones de productos/entregables, y se ejecuta el cambio.

Como se indica en este procedimiento, cada vez que se genera una solicitud de cambio de alcance, se deben evaluar los posibles impactos en costos y plazos, y de ser aceptados, se debe actualizar el plan base vigente. Para esto, se requiere necesariamente contar con una carta Gantt inteligente, que no sólo soporte las relaciones entre actividades con el método de la ruta crítica para simular cambios en las actividades y sus plazos, sino que además, esté correctamente integrada en todo momento con los costos (presupuesto) y con el alcance, permitiendo así que el plan base se mantenga actualizado. Solo así estaremos seguros de estar controlando la versión vigente del plan del proyecto y sacar partido a la aplicación del standard mundial de Valor Ganado para aumentar nuestras chances de éxito.

Permite visualizar conocer, con solo una mirada, el tiempo requerido para hacer una actividad y la fecha en que debe iniciar y terminar. Además, hace posible entender qué actividades dependen de otras para partir y cuales pueden ejecutarse en forma simultánea.

En una Carta Gantt, las actividades están representadas por barras horizontales y el calendario de tiempo en el eje de las x.

Beneficios de hacer una Carta Gantt

Hay muchas razones por las cuales es recomendable hacer una Carta Gantt para tu proyecto. Resumimos seis que nos parecen relevantes:

1. Alinear a la organización y generar compromiso del equipo de trabajo en torno a los objetivos del proyecto, sus resultados y las tareas con sus fechas de inicio y término, para cumplir realizando el trabajo definido en la de término planificada para el proyecto. Esto es vital para evitar confusiones y generar un equipo comprometido. Por eso, la carta Gantt debe construirse siempre en conjunto con el equipo de trabajo.
2. Tener el resumen de un proyecto en una página única. Siempre es mucho más útil poder explicar a terceros y a nuestro equipo el proyecto en forma muy simple. La Carta Gantt ofrece una mirada sencilla y poderosa de un proyecto y sus actividades.
3. Entender la relación que tienen las distintas actividades entre sí, e identificar las “actividades críticas”.
   En un proyecto las actividades críticas son aquellas en las cuales un retraso en su fecha de inicio o un aumento de su duración, afecta el inicio de las actividades sucesoras, y más importante, retrasa el proyecto completo.
   La carta Gantt permite identificar la ruta crítica de actividades que no deben atrasarse, y por ende necesitan ser controladas con mayor atención pues afectan en cadena el plazo del proyecto completo, Además, la relación de las actividades y la ruta crítica son vitales cuando se desea conocer cómo un cambio de alcance que solicite el cliente u otro involucrado, impacta en la duración del proyecto.
4. Para asignar los recursos en forma eficaz.
   Una carta Gantt permite asignar responsables y recursos a cada actividad. Así, es posible conocer el uso de los recursos disponibles, la capacidad utilizada de cada uno, y, en consecuencia, saber si un recurso sub o sobre utilizado. Dado que los recursos tienen costos, la carta Gantt permite determinar el flujo de costos del proyecto en el tiempo a medida que se va realizando el trabajo.
5. Controlar el proyecto.
   La carta Gantt es un elemento fundamental para controlar los plazos y costos del proyecto durante la fase de ejecución. Cuando está correcta y dinámicamente vinculada con el presupuesto, es posible aplicar la metodología de valor ganado, un estándar de clase mundial para disminuir el riesgo y aumentar la probabilidad de concluir exitosamente cualquier iniciativa.
6. Contar con un plan flexible y dinámico
   Hoy más que nunca, los proyectos están afectos a cambios de cualquier índole durante su desarrollo. La información y supuestos de planificación pueden alterarse por nueva información disponible. Si el plan queda desactualizado, ya no es útil para guiar el desarrollo del proyecto. Independiente de cómo se originen, contar con una carta Gantt dinámica e inteligente que se pueda adaptar a dichos cambios y mantenerse actualizada en todo momento es vital para guiar la ejecución y mantener un control permanente.