Debido a que los cambios de alcance pueden generar impactos en los costos, plazos, y entregables, y aumentar considerablemente el riesgo de un proyecto, estos deben ser gestionados adecuadamente por el gerente o director del proyecto. Mientras más cerca de la puesta en marcha, dichos impactos serán mayores, según se muestra en el siguiente esquema:

Para una adecuada gestión de alcance, es fundamental establecer un proceso de control de cambio. A continuación, se presenta una propuesta práctica y ágil de 5 pasos:

• 1.Requerimiento: el interesado entrega info relevante sobre la naturaleza del cambio (justificación, descripción y beneficios). Debe llenarse un formulario tipo e ingresarse en un registro con todas las demás solicitudes y su status (pendiente, aprobado, rechazado y postergado).

• 2.Revisión: se revisa el cambio para determinar sus impactos de alto nivel en los resultados y beneficios. Puede solicitarse clarificación antes de decidir realizar un análisis detallado. La propuesta puede ser rechazada sin mayor evaluación, en cuyo caso se registran las razones y se informa a las partes interesadas.

• 3.Análisis: se analiza y estima detalladamente el impacto en beneficios, entregables, aspectos regulatorios/legales, costos, plazos, recursos extras, otros proyectos/negocios y el gerente del proyecto entrega la recomendación de aprobar, rechazar, postergar o solicitar más información.

• 4.Decisión: involucra la revisión de la solicitud de cambio por una autoridad aprobada (Comité, Directorio, Cliente) quien considera toda la info provista por el gerente. La decisión es comunicada al equipo y partes interesadas según lo establecido en el plan de comunicaciones del proyecto.

• 5.Implementación: Se actualiza el plan o línea base (programas, presupuestos), así como las especificaciones de productos/entregables, y se ejecuta el cambio.

Como se indica en este procedimiento, cada vez que se genera una solicitud de cambio de alcance, se deben evaluar los posibles impactos en costos y plazos, y de ser aceptados, se debe actualizar el plan base vigente. Para esto, se requiere necesariamente contar con una carta Gantt inteligente, que no sólo soporte las relaciones entre actividades con el método de la ruta crítica para simular cambios en las actividades y sus plazos, sino que además, esté correctamente integrada en todo momento con los costos (presupuesto) y con el alcance, permitiendo así que el plan base se mantenga actualizado. Solo así estaremos seguros de estar controlando la versión vigente del plan del proyecto y sacar partido a la aplicación del standard mundial de Valor Ganado para aumentar nuestras chances de éxito.